Privacyverklaring

1. Algemeen

Judoclub Wachtebeke hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Judoclub Wachtebeke houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in onze privacyverklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinde waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze verstrekt zijn;
  • op de hoogte zijn van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als sportclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Judoclub Wachtebeke
Vieruitersten 5, 9185 Wachtebeke
Telefoon: 0477/29.79.27
Email: info@judoclub-wachtebeke.be
 

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Judoclub Wachtebeke verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vlaamse Judofederatie (uitvoeringsovereenkomst)
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Judoclub Wachtebeke (uitvoeringsovereenkomst)
  • Voor het bekomen van subsidiëring van de overheid (wettelijke verplichting)
  • Voor verzekeringsdoeleinden (contractuele grond)
  • In het kader van de organisatie en sportactiviteiten (contractuele grond)
  • Aanwezigheidsregistratie op de clubtraining (contractuele grond)
  • Het vastleggen van judoactiviteiten via foto en film voor PR-doeleinden (contractuele grond)
  • Het bijhouden van wedstrijd- en examenresultaten (gerechtvaardigd belang)
  • Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodiging en andere communicatie (gerechtvaardigd belang)
  • In het kader van de aanleg van het clubpatrimonium (gerechtvaardigd belang)
  • Voor publicitaire doeleinden (ledenblad, clubwebsite, sociale media, pers) gerechtvaardigd belang, toestemming)

 

3. Welke gegevens verwerken we?

Voor de eerder opgesomde doelstelling (zie hoofdstuk “Waarom verwerken wij persoonsgegevens?”) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • Identificatiegegevens: Voornaam, familienaam, adres, geslacht, GSM en/of telefoonnummer, e-mailadres.
  • Rijksregisternummer (voor vrijwilligerscontract)
  • Persoonlijke kenmerken: Geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, judograad, gewicht (in geval van wedstrijddeelname)
  • Gegevens die relevant zijn voor het veilig beoefenen van de judosport (oa fysieke en geestelijke beperkingen)

 

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende organisaties:

  • Bestuursleden van de vereniging
  • Vrijwilligers van de vereniging
  • De Vlaamse judofederatie (VJF) vzw
  • De verzekeringsmaatschappij: in geval van een schade aangifte wordt de verzekeringsmaatschappij van de omstandigheden van het ongeval en de door geneesheer gestelde diagnose ingelicht door de club. Het lid dient eventuele bijkomende persoonlijke gegevens op vraag van de verzekeringsmaatschappij rechtsreeks te bezorgen.

 

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven NOOIT persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens NIET aan derden doorgeven tenzij dit wettelijks verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier expliciete toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
 

6. Bewaartermijn

Judoclub Wachtebeke bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Judoclub Wachtebeke verbindt zich er toe de gegevens niet langer te bewaren dan de club (vzw) bestaat.
 

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • alle personen die namens Judoclub Wachtebeke van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan;
  • we hanteren een wachtwoordbeleid op ons systeem;
  • we gebruiken encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • we maken geëncrypteerde back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • we testen en evalueren regelmatig onze systemen;
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

 

8. Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kan u ons hiervoor contacteren.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen u adequaat te identificeren. Dit kan bij afspraak gebeuren tijdens de judotraining in onze dojo. Wij vragen u om hiervoor uw identiteitskaart mee te brengen naar de dojo. Dit kan ook via e-mail. Om hierbij uw identiteit te controleren vragen wij om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kan u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Tenslotte hebt u ook het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen over u hiervoor te legitimeren voordat wij gehoord kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
 

9. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA); dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
 

10. Wijzigingen privacyverklaring

Judoclub Wachtebeke kan haar privacy statement steeds wijzigen.

Van de wijzigingen zullen we steeds een aankondiging doen op onze website, en in onze dojo. U kan de laatste versie van onze privacyverklaring steeds terugvinden op de website.

De laatste wijziging gebeurde op 01/08/2018.

Oudere versies van ons privacyverklaring zullen in ons archief opgeslagen worden. Stuur ons een e-mail als u deze wenst te raadplegen.